Coûts cachés : Comment les étiquettes d'expédition non utilisées peuvent vider le budget de votre entreprise

À quel point êtes-vousconfiant et satisfait de vos stratégies d'expédition ? Sont-elles vraiment optimisées ? Avez-vous maximisé la rentabilité de votre entreprise ?

Ne vous inquiétez pas. Je m'assurerai que vous aurez une réponse à toutes ces questions après avoir lu cet article de blog de Buster Fetcher® !

Jouons le jeu et pour l’exercice, disons que vous avez déjà tout fait pour optimiser vos expéditions. 

Vous veillez à ce que votre représentant de Postes Canada vous apprécie en tant que client, vous avez identifié les colis livrés en retard par rapport à la date prévue et vous avez également déposé des réclamations pour des remboursements à Postes Canada.

Si vous avez fait tout ce que je viens d’énumérer, bon travail ! Mais  est-ce vraiment suffisant ? J'ai bien peur que non.

Malheureusement, de nombreuses entreprises au Canada échappe un élément qui semble anodin au départ, mais qui peut avoir un impact énorme.

Je vous le dit, c'est quelque chose que vous ne devriez jamais sous-estimer, car les entreprises peuvent potentiellement perdre des dizaines de milliers de dollars en le prenant pas suffisamment au sérieux !

Je ne dis pas ça à la blague, c’est majeur et c'est pour ça que je veux que vous vous souveniez toujours de ces trois mots : étiquettes d'expédition inutilisées.

On dirait quelque chose de simple, non ? Mais garder ces trois mots à l'esprit augmente vos chances d'économiser de l'argent sur vos expéditions ! 

 

Méfiez-vous du piège

Le truc avec les étiquettes d'expédition non utilisées, c'est que c'est surnois et c’est beaucoup plus courant que vous ne le croyez !

Selon le rapport de Buster Fetcher® pour le deuxième trimestre de 2023 au Canada, 38,4 % des clients de Postes Canada, 28,82 % de Purolator et 10,13 % d'UPS rencontrent ce problème.

Mais pourquoi cela se produit-il généralement ? Nous allons le découvrir ensemble !

Pour les entreprises de commerce électronique, rien ne vaut l'excitation de recevoir une commande en ligne ! Ensuite, nous nous dépêchons d'imprimer une étiquette d'expédition, n'est-ce pas ?

Cependant, de nombreux problèmes peuvent survenir. Il peut être annulé, il peut y avoir une erreur dans les détails, l’impression peut avoir été mal faite et bien d’autres choses encore.


L’affaire, c'est que de nombreuses entreprises pensent que c'est parfaitement acceptable de générer des étiquettes d'expédition et  les jeter ensuite si les choses ne fonctionnent pas. Comme si magiquement, elles allaient disparaître et ne pas être facturée vu qu’elles n'ont pas été utilisées pour une expédition.

Je déteste devoir vous annoncer de mauvaises nouvelles, mais je dois le faire cette fois-ci. Non, les étiquettes d’expédition ne disparaissent pas par magie… désolé de vous l’apprendre !

Rappelez-vous ceci : une fois que vous avez généré une étiquette d'expédition et qu'elle apparaît sur votre manifeste, vous devez la payer. Et oui, même si vous ne l'avez pas utilisée pour l’expédition d’un colis !

Mais je le sais ce que vous allez vous dire maintenant : "Voyons, ce n’est pas grave, c’est juste une étiquette d'expédition ! Ça n'arrivera plus."

Comme je l'ai dit plus tôt, ce problème se produit bien plus souvent que vous ne le pensez. Alors soyez prudent, la dernière chose que vous voulez pour votre entreprise, c’est un énorme tas d'étiquettes d'expédition inutilisées à payer !

 

Que se passe-t-il si je n'utilise pas mes étiquettes d'expédition ?

Parfois, une entreprise peut générer des étiquettes d'expédition, mais ne pas les utiliser. Pourquoi ? Simplement parce qu'ils n'expédient pas le colis. Pourtant, même si les étiquettes d'expédition restent inutilisées, elles peuvent toujours être facturées.

Il y a plusieurs raisons à cela : un bug informatique, une manipulation incorrecte, un test interne infructueux, etc.

Voici un scénario réel : nous avons un client qui a fait un test en générant 4 étiquettes d'une valeur d'environ 2300 $. Comme il a oublié de les annuler et n'a pas non plus expédié de produits avec ces étiquettes, il a fini par payer environ 9200 $ pour rien.

Pouvez-vous croire ? Des milliers de dollars, du pur profit, qui ont été perdus pour rien. C'est beaucoup d'argent gaspillé, non ?

 

Comprendre l'effet domino des erreurs d'expédition

Alors, comment ces étiquettes d'expédition non utilisées s'accumulent-elles sans que vous le sachiez ?

Habituellement, ça se passe comme ça : lorsque les commandes en ligne pleuvent, les entreprises continuent d'imprimer et de générer un grand nombre d'étiquettes d'expédition, n'est-ce pas ?

Ce que vous ne savez probablement pas, c'est que chaque fois que vous générez une étiquette d'expédition, elle se reflète automatiquement sur ce qu'on appelle un manifeste. C’est quoi un manifeste de Postes Canada ? 

Un manifeste est essentiellement un document contenant une compilation de tous vos colis pour la journée. Il permet aux employés de Postes Canada de simplement scanner le code et de traiter tous les articles en une seule fois !

Disons que sur les 1000 étiquettes d'expédition que vous avez générées, seulement 800 colis ont été réellement expédiés.

Que pensez-vous qu'il arrive aux étiquettes d'expédition des 200 autres colis qui ne sont pas allés jusqu'au bout du processus d’expédition ?

Si les numéros de suivi de ces 200 colis figuraient sur votre manifeste et que vous avez oublié de les supprimer ou de les annuler, vous devrez les payer.

Maintenant, tenez-vous bien,chacune de ces étiquettes peut vous coûter entre
 10 $ et 250 $ environ. Disons qu’elles sont seulement à 10 $, pour 200 étiquettes d'expédition inutilisées, c'est 2000 $ littéralement jeter aux poubelles. Ayoye !

Je ne sais pas pour vous, mais moi, je n’ai pas 2000 $ à gaspiller. Vous auriez pu utiliser cet argent pour couvrir les salaires de vos employés, assumer les frais de transport ou de location d'équipement ou n’importe quoi d’autre dans le fond !

Vous voyez comment quelque chose que vous avez simplement négligé peut potentiellement nuire à la productivité et à la rentabilité de votre entreprise ?
C'est pourquoi l'attention aux détails est très importante à chaque étape de procédure d'expédition de votre entreprise. Restez toujours vigilant !

 

Trois stratégies préventives pour éviter les pièges d'expédition courants

La question maintenant est : Comment éviter que des problèmes comme l'oubli d'étiquettes d'expédition inutilisées ne se produisent ?

Le processus d'expédition d'une entreprise est souvent composé de tâches routinières. Cela signifie que la série d'étapes est répétée tous les jours par vos employés.

Cependant, peu importe à quel point vos employés sont parfaits ou bien entraînés, il est toujours difficile d'éviter de petites erreurs comme la mauvaise saisie des informations d'expédition.

Mais ne vous inquiétez pas. Il y a de l'espoir ! Il y a de nombreuses façons d'éviter de négliger vos étiquettes d'expédition inutilisées.

Ça implique de vérifier chaque étape du processus d'expédition, depuis la génération des étiquettes jusqu'à la livraison. Je vous le répète, chaque information doit être vérifiée ! Voici trois stratégies pour vous aider à prévenir les erreurs indésirables :

1. Établissez des procédures claires : Saviez-vous que les entreprises avec des procédures d'expédition claires réduisent jusqu’à 30 % les erreurs par rapport à celles qui n'en ont pas. Eh bien, à quoi bon formuler des procédures avancées et complexes si votre équipe ne peut pas les exécuter efficacement ? Alors, gardez vos procédures simples, claires et concises !

2. Priorisez le contrôle de la qualité : Après avoir établi des procédures claires, assurez-vous que chaque étape est faite correctement. L'objectif est de minimiser les erreurs autant que possible. Vous pourriez envisager d'ajouter des étapes comme la double vérification des étiquettes ou des informations ainsi que la réalisation d'audits de la zone d'expédition.

3. Exploitez la technologie : "Les problèmes modernes exigent des solutions modernes". C’est tellement vrai ! Votre entreprise peut prendre avantage des dernières technologies en matière de systèmes d'impression d'étiquettes. En automatisant votre processus, vous augmentez votre efficacité et réduirez les erreurs manuelles. Oh, et vous pouvez même effectuer la gestion de vos stocks via un logiciel d'expédition.

 

Comment repérer les étiquettes d'expédition insaisissables

Maintenant, pour éviter de subir d'énormes pertes dues aux étiquettes d'expédition inutilisées, la première chose que vous devez faire est de les identifier, n'est-ce pas ?

Il existe plusieurs moyens d'identifier les étiquettes d'expédition inutilisées. Mais je vous avertis, la plupart d'entre elles demandent beaucoup de temps et d'efforts ! Mais comme c'est dans le meilleur intérêt de votre entreprise, vous devriez essayer !

L'approche manuelle

C'est une méthode simple, mais efficace, pour identifier les étiquettes d'expédition inutilisées. Mais comme je l'ai déjà mentionné, il y a un hic. Ça prend un temps fou !

Pourquoi ? Eh bien, ça vous oblige à vérifier chacun de vos numéros de suivi sur les sites des transporteurs comme Postes Canada, UPS et Purolator.

Oui, vous avez bien lu ! Fondamentalement, vous devez copier et coller manuellement chaque numéro de suivi sur le site Web et vérifier s'il est associé à un produit expédié avec succès.

Gardez à l'esprit que vous devrez répéter ce processus laborieux jusqu'à ce que vous identifiiez un numéro de suivi qui ne correspond à aucun colis expédié !

Je sais que c'est une tâche longue et fastidieuse, mais cela en vaudra la peine une fois que vous aurez identifié les étiquettes d'expédition inutilisées !

Dépôt d'une réclamation : Récupérez vos fonds

Une fois que vous avez identifié certaines étiquettes d'expédition inutilisées, la prochaine étape consiste à déposer formellement une réclamation de remboursement auprès de Postes Canada.

Voici un guide étape par étape pour le faire :

1. Tapez simplement "Annuler une étiquette d'expédition Postes Canada" sur Google.

2. Ensuite, cliquez sur le lien "Comment annuler un manifeste d'expédition en ligne."

3. Vous serez redirigé vers une autre page où vous devrez saisir les informations nécessaires, telles que votre numéro de client et votre code postal.

4. Ensuite, choisissez "Étiquette d'expédition individuelle", où vous devrez saisir jusqu'à 20 numéros de suivi.

5. Ensuite, vous serez invité à choisir la "Raison de la suppression", où vous sélectionnerez "Article non expédié."

6. Cliquez sur "Continuer".

Une fois que vous avez cliqué sur "Continuer", Postes Canada confirmera désormais si les étiquettes d'expédition sont effectivement inutilisées. Si l'étiquette d'expédition est annulée avec succès, vous pourrez désormais déposer une demande de remboursement !

Enfin, vous recevrez un e-mail indiquant que la réclamation a été approuvée. Et voilà ! Vous devriez maintenant vous attendre à recevoir un crédit ou un avis de crédit sur votre facture de Postes Canada.

Félicitations d'avoir pu réclamer un remboursement pour vos étiquettes d'expédition inutilisées. Mais il y a un os, si vous pensez que vous pouvez le faire pour toutes vos étiquettes d'expédition passées, vous avez tort.

La réalité est que vous avez seulement 90 jours pour annuler une étiquette d'expédition ! Une fois que vous avez dépassé cette fenêtre de 90 jours, je suis désolé, mais Postes Canada conservera votre argent.

Vérification et double vérification

Je sais que l'annulation des étiquettes d'expédition inutilisées peut être une tâche épuisante et chronophage, mais cela en vaut vraiment la peine ! Après tout, vous ne voulez pas payer pour quelque chose que vous n'avez pas utilisé, n'est-ce pas ?

Prendre en compte chaque étape du processus d'expédition peut aider, de la génération des étiquettes d'expédition à la livraison des produits, mais vous devez vérifier si vous avez vraiment expédié les colis.

Mais il y a une façon plus simple que je m’en voudrais de ne pas vous mentionner et je sais que cela vous aidera à gagner du temps et de l'argent pour annuler les étiquettes d'expédition inutilisées !

Astuce professionnelle  — Essayez ShipStation ! C'est un logiciel d'expédition basé sur le Web qui agit comme un guichet unique pour tous vos besoins en matière d'expédition. Vous pouvez importer des commandes, définir le transporteur et les services d'expédition, obtenir des tarifs postaux et imprimer des étiquettes tout ça au même endroit.

ShipStation offre également des outils pour suivre, gérer et automatiser efficacement votre processus d'expédition. Cela permet d'éviter et d'éliminer les erreurs que votre équipe pourrait commettre !

Enfin, ShipStation permet aux entreprises de minimiser le travail manuel qu'elles doivent accomplir. Après tout, des tâches comme le suivi de tout le processus d'expédition pour s'assurer qu'un colis a vraiment été expédié ne sont pas vraiment efficaces !

 

Maîtriser vos coûts d'expédition avec Buster Fetcher®

Maintenant, c'est là que nous, Buster Fetcher®, entrons en jeu. Comme d'habitude, nous sommes toujours là pour vous accompagner ! Alors que bon nombre de nos clients gèrent leurs étiquettes d'expédition, ils comptent sur nous pour effectuer une vérification croisée. 

Alors voici comment ça se passe, nous n'entrons en scène après 70 jours si, pour une raison quelconque, vous ou vos employés avez oublié d'annuler une étiquette d'expédition. Et nous le ferons volontiers pour vous !


La meilleure partie ? Ce service est gratuit, sauf si nous obtenons avec succès vos remboursements ! C'est ce que nous appelons une situation gagnant-gagnant !

Oh, et au cas où vous vous poseriez la question, ces problèmes se posent également avec d'autres transporteurs comme UPS et Purolator. En fait, le client dont je vous parlais tantôt et qui a fini par payer quatre étiquettes d'expédition d'une valeur de 2300 $, il était en réalité un client de Purolator ! 

Alors, faites-vous partie des milliers d'entreprises qui paient pour des étiquettes d'expédition qu'elles n'utilisent jamais ? N'hésitez pas à nous contacter au 1-844-311-3088 ou à visiter www.Busterfetcher.com pour le découvrir !

References

• Comment les étiquettes d'expédition inutilisées d'UPS® coûtent de l'argent à votre partenaire commercial - Share a Refund
• Comment les erreurs d'exactitude affectent la satisfaction du client | Honeywell
• Comment optimiser la gestion des retours de commerce électronique pour les clients
• B2B Estimation des coûts d'expédition et de traitement pour votre entreprise de commerce électronique
• Qu'est-ce que ShipStation ?
• Comment annuler un manifeste d'expédition en ligne | Postes Canada