Pourquoi est-il essentiel de s'assurer que Postes Canada scanne votre manifeste ?
Si vous lisez ce blog en ce moment, il y a de fortes chances que vous expédiez avec Postes Canada. Ai-je raison ?
Eh bien, si c'est le cas, il y a aussi de fortes chances que vous ne sachiez pas ce que je vais vous dire et çapourrait changer la donne pour votre entreprise !
Normalement, lorsqu'un employé de Postes Canada vient chercher vos colis, vous lui remettez simplement ce que l'on appelle votre « manifeste ».
Et puis, quelques minutes plus tard, l'employé part pour se rendre à son prochain arrêt. Voyez-vous le problème ? Non ?
Le problème, c'est que l'employé de Postes Canada est parti sans avoir scanné votre manifeste !
Maintenant, vous vous demandez peut-être : Et alors ? Est-ce que c'est important ?
La réponse ? Un gros OUI.
La numérisation de vos manifestes de Postes Canada peut avoir d'énormes répercussions financières et même affecter la réputation de votre service à la clientèle.
Mais qu'est-ce qu'un « manifeste » de toute façon et qu'est-ce qui pourrait vous échapper ?
Ce guide ne laissera aucune question sans réponse et vous expliquera toutes les choses cruciales que vous devez comprendre au sujet des manifestes de Postes Canada.
Et pourquoi vous ne devriez jamais laisser vos colis non scannés !
Tout d'abord, qu'est-ce qu'un manifeste de Postes Canada ?
Pour commencer, nous devons vous préciser l'importance d'un manifeste de Postes Canada et comment il peut changer la donne en matière d'expédition pour votre entreprise !
Un manifeste est essentiellement un document contenant une compilation de tous vos colis de la journée. Mais ce n'est pas qu'une simple liste, c'est aussi un génie qui permet de gagner du temps !
Ce document complet permet aux employés de Postes Canada de simplement scanner le code pour traiter tous les articles en une seule fois.
C'est tout à fait logique quand on y pense. Au lieu de scanner des centaines de colis un par un, tout peut être traité en quelques secondes !
Mais il y a une chose dont vous, et probablement certains employés de Postes Canada, ne vous rendez pas compte : cela coûterait 2$ de plus par colis à votre entreprise si vous n'étiez pas en mesure de présenter votre manifeste.
Ouaip, ça fait beaucoup de dépenses inutiles que vous voulez éviter !
Voici un bref résumé de tout ce que vous devez savoir à propos de votre manifeste :
- Manifeste expliqué : Pour simplifier les choses, considérez un manifeste comme une liste d'inventaire détaillée de tous vos envois pour la journée. Il sert également de preuve de paiement que vous devez toujours être en mesure de fournir lorsque Postes Canada vient chercher vos colis. Surtout si vous êtes un expéditeur commercial qui utilise des services Web d'expédition contractuelle !
- Indispensable pour les envois professionnels : Si vous êtes un expéditeur commercial et que votre compte doit toujours accompagner vos envois d'un manifeste, assurez-vous de vous y conformer.
- La technologie à la rescousse : Devinez quoi, il existe également de nombreux outils disponibles pour vous aider à vous faciliter la tâche. Par exemple, Postes Canada dispose d'un logiciel gratuit appelé TEST 2.0 qui peut envoyer électroniquement le manifeste à Postes Canada pour vous. Il est également parfait pour les expéditeurs de gros volumes, car il permet de regrouper et d'envoyer plusieurs envois à la fois ! D'autres logiciels d'expédition tels que OrderCup, ShipStation, etc. sont également utiles.
- Ayez toujours une copie physique : Maintenant, celui-ci est absolument indispensable. Puisque vous devez remettre votre manifeste à l'employé de Postes Canada, imprimez-en toujours une copie physique si votre compte exige que vos envois soient accompagnés d'un manifeste.
En résumé, Postes Canada doit absolument scanner votre manifeste à la récupération de colis. Cela permet de maintenir un processus fluide pour vos envois, d'éviter les surcharges imprévues et, en fin de compte, d’offrir à votre entreprise la tranquillité d'esprit.
L'effet domino des manifestes non scannés
Parlons maintenant du problème.
Oui, celui où un employé de Postes Canada vient chercher vos colis et repart sans scanner le manifeste.
Cela peut sembler insignifiant au début, non ? Mais attention, cela peut entraîner de nombreux problèmes plus importants en cours de route.
Si un manifeste n'est pas scanné, il ne vaut rien. Il pourrait tout aussi bien être invisible !
Mais savez-vous quoi ? Ce problème d'expédition est beaucoup plus courant que vous pouvez le penser ? Il peut occasionner de nombreuses plaintes de vos clients et des pertes d'argent importantes ainsi que d’autres conséquences, comme :
- Demandes non valides pour le remboursement d'un colis perdu : Si votre manifeste n'est pas scanné et que Postes Canada a perdu votre colis, vous n'avez aucune preuve qu’ils l’ont eu en leur possession. Et pour ne rien arranger, vous ne pourrez pas non plus demander le remboursement de votre colis perdu !
- Réclamations des clients : Imaginez qu’un client a acheté votre produit, vous avez préparé la commande et puis vous l'avez expédiée avec succès. Le problème, c'est que Postes Canada n'a pas été en mesure de scanner le manifeste contenant ce produit.
Ainsi, ce que le client verrait, c'est que son colis est toujours en cours de préparation par votre magasin jusqu'à ce que Postes Canada traite lui-même le colis. Vous voyez le problème ? Pouvez-vous imaginer toutes les questions et plaintes que vous pourriez recevoir de la part de vos clients pendant cette période ? - Le problème du « premier scan » : Une autre chose que vous devez garder à l'esprit est que la politique de garantie de ponctualité de Postes Canada ne commence qu'après la première numérisation de votre manifeste.
Supposons que vous expédiez un colis à 15 h 45 et qu'un employé de Postes Canada vienne le chercher mais n'a scanné le manifeste qu'à son arrivée au centre de tri à 20 h 45. L'heure limite étant déjà passée, la garantie de ponctualité débutera officiellement le lendemain.
Votre client penserait donc que vous avez expédié son colis plus tard que prévu et, en même temps, vous perdez une journée dans le processus de livraison, ce qui vous aiderait beaucoup à demander le remboursement des colis livrés en retard.
Selon le Buster FetcherR Rapport, ce problème de « première numérisation » touche 16,86 % de tous les colis au Canada. Avec un niveau encore plus surprenant de 44,53 % pour la Colombie-Britannique !
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L'effet domino des manifestes non scannés
Oh, voici un autre problème avec les manifestes non scannés : le mécontentement des clients !
Illustrons cela par un exemple, d'accord ?
Imaginez que vous avez expédié un colis le 11 juillet. Toutes les informations électroniques ont été dûment soumises.
Cependant, il n'y a eu absolument aucune mise à jour avant le 15 juillet, date à laquelle il a été signalé que le colis avait été traité au centre de tri.
Alors, où est la mise à jour indiquant que le colis a été récupéré par Postes Canada ?
Vous pensez peut-être qu'il s'agit d'un problème mineur, mais non. Il s'agit d'un écart que vos clients remarqueront certainement.
Comment ? Eh bien, mettez-vous simplement à la place de vos clients.
Lorsque vous achetez en ligne un produit que vous voulez vraiment, vous surveillez probablement son état de livraison de temps en temps, n'est-ce pas ?
Dans ce cas, ils constateront que même si le colis était censé avoir été expédié le 11 juillet, il n'y a aucune preuve d'un quelconque mouvement avant quatre jours plus tard.
Les conséquences ? Votre entreprise se retrouve avec des tonnes de demandes de clients, de plaintes et, bien sûr, des difficultés financières.
Les répercussions financières : un piège caché
Oh, vous pensez que ce sont les seules conséquences ? Malheureusement, non. Il y a un piège plus important que vous devez éviter.
Il suffit de vérifier votre accord avec Postes Canada, en particulier article 8.3.21.10. Il y est indiqué que :
« La garantie est basée sur le service fourni entre le moment de la réception ou de l'acceptation de l'article par Postes Canada et le moment où la livraison a été tentée pour la première fois. » (Source : Guide à l'intention des clients des services de colis de Postes Canada)
En gros, la clause stipule que si Postes Canada ne scanne pas votre manifeste, le compte à rebours de sa garantie ne commencera pas tant que le colis n'aura pas atteint le centre de tri.
Vous vous demandez peut-être : et s'il y a un retard de livraison ? Et si le colis est perdu ? Et s'il est volé ?
C'est exactement le but. Si le manifeste n'est pas scanné, vous n'avez pas de preuves pour faire valoir des retards ou demander d'éventuels remboursements.
La leçon ? Assurez-vous toujours que vos manifestes de Postes Canada sont scannés !
Prendre des mesures proactives : votre meilleure défense
Eh bien, il est parfois plus facile à dire qu'à faire de s'assurer que vos manifestes de Postes Canada sont numérisés.
Par exemple, que se passe-t-il si l'employé de Postes Canada refuse de coopérer ?
Dans ce cas, il est temps de les sensibiliser aux implications commerciales de l'absence de numérisation des manifestes.
Mais bon, toujours de manière calme et professionnelle, d'accord ? Donnez-leur l'occasion de vous expliquer les défis auxquels ils sont confrontés.
Certains des problèmes les plus courants liés à la routine de numérisation sont les batteries déchargées et les conditions météorologiques extrêmes.
Mais si vous y réfléchissez, vous pouvez les éviter grâce à des mesures avant-gardistes, n'est-ce pas ?
Par exemple, maintenir un stock de batteries de secours est un bon début !
Non seulement cela évite les interruptions de numérisation, mais cela renforce également une culture de préparation et de diligence au sein de votre entreprise.
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Numérisation de votre manifeste de Postes Canada et expédition plus intelligente : dernières réflexions
En effet. Ce sont les petites choses qui comptent le plus !
La numérisation rapide de votre manifeste de Postes Canada peut sembler un détail mineur de votre processus d'expédition.
Mais prendre le temps de le faire est très utile pour votre entreprise.
Cela évite d'accumuler un énorme effet boule de neige composé de plaintes de clients, de demandes de renseignements surchargées et, en fin de compte, de pertes financières.
Alors fais-le ! Faites un rappel quotidien, configurez une alarme ou installez-la simplement dans votre culture d'entreprise : faites toujours scanner vos manifestes.
Mais attendez, voici un bonus ! Si vous souhaitez optimiser votre processus d'expédition et potentiellement économiser de nombreuses dépenses, contactez Buster Fetcher dès maintenant !
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Ayant déjà aidé des milliers d'entreprises à travers le Canada à réduire leurs factures d'expédition auprès de grands transporteurs tels que Postes Canada, UPS, FedEx et Purolator, le processus d'expédition de votre entreprise sera entre de bonnes mains.
Alors, qu'est-ce que vous attendez ? Abonnez-vous à Buster Fetcher dès aujourd'hui et profitez d’économies sur les frais d'expédition !
Références :
- Guide à l'intention des clients des services de colis de Postes Canada
- Logiciel d'expédition EST 2.0 pour les envois de gros volumes | Postes Canada
- Caractéristiques, options et autres suppléments : Expédition au Canada
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