Systèmes d'inventaire périodique ou perpétuel : Quel est le meilleur système pour vous ?

Rédigé par TARA CONWAY

Tara Conway est Conseillère, Pionnière numérique, Conférencière, Experte en commerce électronique et en logistique. Tara offre une perspective de détaillant sur la logistique, l'expédition et l'expérience client. Elle parle dans des conférences de premier plan comme eTail Canada et DX3 et mentor des fondatrices dans la logistique et la technologie.

La gestion efficace des stocks : choisir entre les systèmes d'inventaire périodique et perpétuel

Une gestion efficace des stocks est essentielle au succès de votre entreprise. Elle a un impact direct sur la rentabilité, la satisfaction client et la chaîne d'approvisionnement. Que vous gériez une petite entreprise ou une grande opération de vente au détail, le choix du bon système d'inventaire - périodique ou perpétuel - peut déterminer la qualité de votre gestion des stocks, vous aider à éviter les coûteux surplus et vous assurer de pouvoir répondre aux besoins de vos clients.

Ce guide vous expliquera les deux systèmes et vous aidera à prendre une décision éclairée qui convient aux besoins de votre entreprise.

Si vous débutez dans la gestion des stocks, consultez mon guide sur la gestion de l'inventaire pour le commerce électronique avant de plonger dans cet article.

Qu'est-ce que les systèmes d'inventaire perpétuel et périodique ?

Les systèmes d'inventaire perpétuel et périodique sont des méthodes utilisées par les entreprises pour suivre les niveaux de stock. Un système d'inventaire périodique implique un comptage physique de l'inventaire à des intervalles spécifiques, tandis qu'un système perpétuel suit automatiquement l'inventaire en temps réel à l'aide d'un logiciel.

Qu'est-ce qu'un système d'inventaire périodique ?

Un système d'inventaire périodique est une approche simple où les entreprises comptent manuellement et physiquement leur inventaire à des intervalles spécifiques, comme mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Les entreprises calculent le coût des produits vendues (CPV) en utilisant la formule :

CMV = Inventaire de départ + Achats - Inventaire final

Ce système est idéal pour les entreprises qui n'ont pas besoin de mises à jour constantes. Il est rentable et flexible, mais peut être laborieux et sujet aux erreurs.

Qu'est-ce qu'un système d'inventaire perpétuel ?

Un système d'inventaire perpétuel suit continuellement l'inventaire en temps réel à l'aide d'un logiciel intégré. Ce système se met à jour à chaque vente, retour ou achat, fournissant des données d'inventaire en temps réel. Il s'appuie sur des technologies comme les lecteurs de codes-barres ou votre logiciel de gestion des commandes e-commerce, et offre une précision et une efficacité supérieures aux systèmes périodiques. Cependant, il nécessite un investissement initial plus élevé en matériel, logiciel et formation.

Comment ça fonctionne :

1. Enregistrement automatique de chaque transaction.
2. Mises à jour immédiates des niveaux d'inventaire.
3. Utilisation de technologies comme les lecteurs de codes-barres et les systèmes de point de vente pour plus d'efficacité.

Ce système permet une meilleure prévision des stocks, des réapprovisionnements plus intelligents et une moindre dépendance aux décomptes manuels.

Systèmes d'inventaire perpétuel vs périodique : comment se comparent-ils ?

Bien que les deux systèmes puissent être utilisés pour calculer l'inventaire de votre entreprise, ils présentent chacun des avantages et des inconvénients que vous devriez connaître et comprendre avant de décider quelle méthode utiliser.

Avantages et inconvénients des systèmes d'inventaire périodique

Avantages

• Rentable : L'inventaire périodique est idéal pour les petites entreprises aux ressources limitées, car elles n'ont pas besoin d'investir beaucoup de capital pour le mettre en œuvre. Vous n'avez pas besoin de logiciels ou de technologies spéciales.
  
  
• Calendrier flexible : Vous pouvez choisir quand compter l'inventaire - de façon saisonnière, fréquente ou peu fréquente. Il offre plus de flexibilité pour les petites entreprises avec un volume de transactions plus faible.
  
  
• Simple : Aucun système financier ou de reporting complexe n'est requis. Un simple tableur fera l'affaire.

Inconvénients

• Imprécision : Le comptage manuel peut entraîner des erreurs, conduisant à des écarts. Avec cette méthode, vous serez plus sujet aux erreurs humaines.
  
  
• Exigeant en main-d'œuvre : Compter chaque article manuellement peut prendre beaucoup de temps et nécessite une main-d'œuvre supplémentaire. Ces coûts peuvent rapidement s'accumuler, et il peut être difficile d'avoir suffisamment de personnel pour le faire, car vous êtes plus susceptible d'effectuer un décompte en dehors des heures normales d'ouverture.
  
  
• Données retardées : Les données d'inventaire ne sont mises à jour qu'au moment du décompte, donc les niveaux de stock peuvent ne pas refléter la réalité actuelle. Cela peut être un vrai problème pour les entreprises de commerce électronique avec des emplacements physiques.

Avantages et inconvénients des systèmes d'inventaire perpétuel

Avantages

• Précision en temps réel : Les niveaux d'inventaire sont constamment mis à jour, réduisant les erreurs. De plus, les mises à jour continues assurent des niveaux de stock plus précis lors de l'affichage de vos produits en ligne.
  
  
• Efficace : Élimine le besoin de comptage manuel, économisant du temps et de la main-d'œuvre. Une fois configuré, le logiciel réduira considérablement le besoin de travail manuel. Il convient bien aux entreprises avec de grands inventaires ou plusieurs emplacements.
  
  
• Meilleure prise de décision : Les entreprises ont un accès immédiat aux données d'inventaire, aidant à la prévision et à la gestion des stocks.
  
  
• Évolutif : Les grandes entreprises en croissance et en expansion bénéficieront d'un système d'inventaire intégré et automatisé qui ne sera pas un fardeau à mesure que les ventes et l'inventaire augmentent.

Inconvénients

• Coût initial : Des investissements en logiciels et en technologie sont nécessaires dès le départ.
  
  
• Complexité : Les systèmes nécessitent un support informatique et des mises à jour régulières, augmentant les coûts opérationnels.
  
  
• Maintenance continue : La gestion et les mises à jour des logiciels sont une dépense supplémentaire. Vous devrez également penser à la formation requise pour les nouveaux employés.
  
  
• Un décompte physique peut encore être nécessaire : même lors de l'utilisation d'un système d'inventaire perpétuel, vous pourriez encore avoir besoin d'effectuer des décomptes physiques occasionnels pour concilier les écarts.

Comment se comparent-ils dans la vie réelle ?

Comprendre comment les systèmes d'inventaire périodique et perpétuel fonctionnent dans des scénarios réels peut vous aider à prendre une décision plus éclairée pour votre entreprise. Examinons comment chaque système fonctionne dans différents types d'entreprises.

Exemple 1 : Commerce électronique avec magasin de détail physique

Système d'inventaire périodique : Petite boutique de vêtements

Vue d'ensemble : Imaginez une petite boutique de vêtements qui a un emplacement physique et une présence en ligne, mais gère un volume modeste de transactions.

Comment ça fonctionne :

• Fréquence de comptage : Le magasin effectue des décomptes physiques annuels de son inventaire.
  
  
• Processus : À la fin de l'année, les employés comptent chaque article et calculent le coût des marchandises vendues en utilisant la méthode périodique. Ce décompte prend du temps et est effectué en dehors des heures normales d'ouverture.

Défis : Les principaux défis incluent des inexactitudes potentielles dans les registres d'inventaire et des niveaux de stock qui ne reflètent pas les ventes en temps réel. Si un client commande un article qui est en rupture de stock, cela pourrait entraîner une insatisfaction du client et des ventes perdues.

Avantages :

• Rentable : Le magasin évite les coûts initiaux élevés des systèmes perpétuels et n'a pas besoin de technologie spécialisée.
  
  
• Simplicité : Aucun système complexe ou coût logiciel continu n'est requis, ce qui le rend facile à gérer avec une petite équipe.

Système d'inventaire perpétuel : Grande chaîne de vente au détail

Vue d'ensemble : Considérez une grande chaîne de vente au détail avec plusieurs emplacements et un volume important de transactions en ligne et hors ligne.

Comment ça fonctionne :

• Suivi en temps réel : La chaîne utilise des lecteurs de codes-barres et un système de point de vente (PDV) intégré pour suivre continuellement les niveaux d'inventaire. Chaque vente, retour et achat met à jour les registres d'inventaire en temps réel.
  
  
• Processus : Les données d'inventaire sont mises à jour instantanément, fournissant des niveaux de stock précis à tout moment. Ce système s'intègre aux plateformes de commerce électronique pour s'assurer que les niveaux de stock en ligne correspondent à l'inventaire des magasins physiques.

Avantages :

• Précision : Les mises à jour en temps réel réduisent le risque de ruptures de stock et de surstockage, améliorant la satisfaction client.
  
  
• Efficacité : Le suivi automatisé économise du temps et de la main-d'œuvre par rapport aux décomptes manuels. La chaîne peut rapidement résoudre les écarts et gérer les stocks dans plusieurs emplacements de manière transparente.
  
  
• Prévision améliorée : L'analyse des données du système aide la chaîne d'approvisionnement à prévoir la demande plus précisément et à optimiser les niveaux d'inventaire.

Exemple 2 : Entreprise de fabrication

Système d'inventaire périodique : Petit fabricant de meubles sur mesure

Vue d'ensemble : Un petit fabricant spécialisé dans les meubles sur mesure, avec une échelle de production limitée et moins d'articles en inventaire.

Comment ça fonctionne :

• Fréquence de comptage : L'entreprise effectue des décomptes d'inventaire chaque trimestre, vérifiant manuellement les matières premières, les articles en cours de fabrication et les produits finis.
  
  
• Processus : À la fin de chaque trimestre, l'entreprise calcule le coût des marchandises fabriquées et vendues en fonction du décompte physique. Cela implique un effort manuel substantiel et peut perturber les opérations régulières.

Défis : Le principal défi est de maintenir des registres précis avec des décomptes peu fréquents, ce qui peut conduire à des inefficacités et des écarts potentiels dans les stocks.

Avantages :

• Économie de coûts : Investissement initial plus faible et pas besoin de technologie de suivi sophistiquée.
  
  
• Flexibilité : Simple et adaptable à l'échelle plus petite de l'opération.

Système d'inventaire perpétuel : Grand fabricant

Vue d'ensemble : Un grand fabricant avec une chaîne d'approvisionnement complexe, plusieurs étapes de production et une large gamme de matières premières et de produits finis.

Comment ça fonctionne :

• Suivi en temps réel : Le fabricant emploie des technologies avancées comme la lecture de codes-barres et la RFID pour suivre l'inventaire à chaque étape de la production - des matières premières aux produits finis.
  
  
• Processus : Chaque étape de la production met à jour le système d'inventaire en temps réel. Le système s'intègre à la planification de la production et aux systèmes financiers pour assurer une évaluation précise de l'inventaire et une gestion des coûts.

Avantages :

• Suivi détaillé : Les données en temps réel fournissent des informations sur les niveaux d'inventaire à chaque étape, améliorant l'efficacité de la production et réduisant les retards.
  
  
• Précision améliorée : Un suivi précis aide à gérer de grands inventaires et des chaînes d'approvisionnement complexes, réduisant le risque d'erreurs et d'écarts de stock.
  
  
• Efficacité opérationnelle : L'automatisation rationalise les opérations et soutient une meilleure prise de décision grâce à des analyses détaillées.

Résumé comparatif

Fréquence des mises à jour

• Système périodique : Les mises à jour sont peu fréquentes, basées sur des décomptes physiques.
  
  
• Système perpétuel : Mises à jour continues avec chaque transaction.

Précision des registres

• Système périodique : Précision plus faible due à la dépendance aux décomptes manuels.
  
  
• Système perpétuel : Précision plus élevée avec des mises à jour de données en temps réel.

Coût de mise en œuvre

• Système périodique : Coûts initiaux plus faibles, pas besoin de technologie avancée.
  
  
• Système perpétuel : Coûts initiaux plus élevés pour les logiciels, le matériel et la formation.

Évolutivité

• Système périodique : Adapté aux opérations à petite échelle mais peut devenir inefficace à mesure que l'entreprise grandit.
  
  
• Système perpétuel : Hautement évolutif, supporte efficacement des opérations plus grandes et plus complexes.

Gestion des stocks

• Système périodique : Capacité limitée à gérer les stocks en temps réel, risque potentiel de ruptures de stock ou de surstockage.
  
  
• Système perpétuel : La visibilité en temps réel améliore la gestion des stocks et les prévisions.

Quel système d'inventaire convient à votre entreprise ?

Décider entre un système d'inventaire périodique ou perpétuel dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Pour les petites entreprises ou les détaillants avec de faibles volumes de transactions, un système périodique peut être la meilleure option, car il ne nécessite aucun investissement initial en logiciel.

Cependant, si vous gérez une opération de vente au détail plus importante ou gérez un inventaire étendu avec une rotation élevée, le système perpétuel fournit des informations en temps réel et aide à éviter les ruptures de stock coûteuses, ce qui en fait un investissement à long terme à considérer.

Pour vous aider à prendre une décision, voici une répartition des coûts associés aux systèmes d'inventaire perpétuel :

Coûts de configuration initiale :

• Logiciels et matériel : Comprend l'achat de logiciels de gestion d'inventaire et de lecteurs de codes-barres.
  
  
• Formation : Les employés ont besoin d'une formation adéquate pour utiliser le système efficacement.

Coûts de maintenance continue :

• Mises à jour et support : Mises à niveau continues du logiciel et mesures de cybersécurité.
  
  
• Décomptes physiques : Malgré l'automatisation, des décomptes physiques périodiques sont toujours nécessaires.

Coûts opérationnels :

• Pertes dues aux écarts : Les pertes d'inventaire dues au vol, à la détérioration ou aux dommages peuvent nécessiter une réconciliation.

Transition du système d'inventaire périodique au système perpétuel

Si vous utilisez déjà le système d'inventaire périodique dans votre entreprise et avez décidé que le système perpétuel est le plus approprié pour votre situation, voici un aperçu de la façon de rendre cette transition la plus efficace et transparente possible :

Étapes clés pour la transition :

1. Évaluer le système actuel : Identifier les faiblesses de l'approche périodique actuelle.
2. Définir les objectifs : Fixer des buts, comme le suivi en temps réel ou la réduction des ruptures de stock.
3. Choisir le logiciel : Sélectionner une plateforme qui s'intègre aux systèmes actuels (par exemple, NetSuite, Fishbowl, Katana).
4. Migrer les données : Nettoyer et transférer les données d'inventaire existantes vers le nouveau système.
5. Former le personnel : S'assurer que les membres de l'équipe sont équipés pour utiliser efficacement le système.
6. Mettre en place le suivi en temps réel : Utiliser des lecteurs de codes-barres ou la RFID pour un suivi automatisé.
7. Tester et surveiller : Tester le système pour assurer un fonctionnement fluide et faire des ajustements basés sur la performance.

Cependant, comme pour tout changement, vous devrez être conscient des défis qui vous attendent pour pouvoir planifier à l'avance.

Conclusion

La gestion des stocks joue un rôle crucial dans le succès de toute entreprise, affectant directement les marges bénéficiaires et la satisfaction des clients. Le choix entre les systèmes d'inventaire périodique et perpétuel dépend de la taille de votre entreprise, de sa complexité et de ses ressources financières.

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Maintenant que vous connaissez les avantages et les inconvénients des deux systèmes d'inventaire, il est temps d'évaluer vos besoins et de choisir le système qui convient le mieux à votre entreprise. Optimisez votre gestion des stocks dès aujourd'hui et assurez-vous des opérations plus fluides pour demain !