Le guide ultime sur les écarts d'inventaire dans le e-commerce

Rédigé par TARA CONWAY

Tara Conway est Conseillère, Pionnière numérique, Conférencière, Experte en commerce électronique et en logistique. Tara offre une perspective de détaillant sur la logistique, l'expédition et l'expérience client. Elle parle dans des conférences de premier plan comme eTail Canada et DX3 et mentor des fondatrices dans la logistique et la technologie.

Gérer une entreprise de commerce électronique nécessite de jongler avec de nombreux éléments : maintenir votre site Web à jour, gérer les demandes des clients et, surtout, assurer une gestion précise des stocks.

Mais que se passe-t-il lorsque vos stocks ne correspondent pas à ce qui se trouve réellement sur vos étagères ? Cette incohérence, appelée écart d'inventaire, peut perturber vos activités commerciales et avoir un impact sur vos résultats financiers.

Dans ce guide complet, nous explorerons ce que sont les écarts d'inventaire, pourquoi ils se produisent et, surtout, comment les prévenir et les résoudre.

Table des matières

• Comprendre les écarts d’inventaire
• L'impact des écarts d'inventaire
• Identifier les écarts d'inventaire
• Causes courantes des écarts d’inventaire
• Gestion des écarts d'inventaire
• Prévenir les écarts d'inventaire

Qu'est-ce qu'un écart d'inventaire ?

Une divergence d'inventaire, également appelée erreur d'inventaire, se produit lorsqu'il y a une discordance entre votre inventaire physique réel et ce qui est enregistré dans votre système de gestion des stocks . Cela peut se manifester comme suit :

• Pénurie de stock : Avoir moins de stock que ce que vos registres indiquent
• Excédent : avoir plus de stock que ce que vos registres indiquent
• Objets égarés : Stock qui existe mais qui n'est pas là où il devrait être

Ces écarts peuvent être source de frustration, mais aussi de surventes, de ruptures de stock et de pertes de revenus. Pour les entreprises de commerce électronique, où la satisfaction des clients dépend fortement de la disponibilité précise des stocks, la gestion des écarts d'inventaire est cruciale.

Diminution des stocks

Un concept connexe est la réduction des stocks, qui décrit spécifiquement la perte de stock due à des facteurs tels que :

• Vol (externe et interne)
• Dommage
• Détérioration
• Erreurs administratives

La démarque inconnue contribue de manière significative aux écarts de stock et peut avoir un impact considérable sur la rentabilité d'une entreprise.

L'impact des écarts d'inventaire

Ignorer les écarts d’inventaire peut entraîner une cascade de problèmes, affectant divers aspects de votre entreprise :

1. Pertes financières :
   Chaque écart représente une perte de revenus potentielle. Alors que les excédents bloquent votre capital dans des stocks excédentaires, les pénuries peuvent entraîner des opportunités de vente manquées.
2. Insatisfaction client :
   Lorsqu'un client commande un produit que vous pensez avoir en stock mais qui n'est pas disponible, cela entraîne :
   
   • Des commandes annulées
   • Des expéditions retardées
   • Des clients mécontents
   
   Cela peut nuire à votre réputation et conduire à des avis négatifs, ce qui peut potentiellement éloigner de futurs clients.
3. Perturbations opérationnelles :
   les écarts peuvent mettre à mal l'ensemble de vos opérations :
   
   • Retards d'exécution
   • Prévisions de stock inexactes
   • Utilisation inefficace de l'espace de stockage
   
   Ces problèmes rendent difficile le maintien du bon fonctionnement des opérations commerciales et peuvent augmenter les coûts opérationnels.
4. Stock mort :
   des enregistrements d’inventaire inexacts peuvent conduire à un surstockage, entraînant ainsi un stock mort, c’est-à-dire des articles qui restent invendus pendant une période prolongée en raison d’une baisse de la demande ou d’une obsolescence.
5. Diminution du moral de l’équipe :
   les problèmes d’inventaire constants peuvent frustrer votre équipe, entraînant une diminution de la productivité et une augmentation du taux de rotation du personnel.
6. Problèmes de conformité :
   des enregistrements d'inventaire inexacts peuvent entraîner des problèmes lors des audits ou des déclarations fiscales, pouvant entraîner des amendes ou des problèmes juridiques.

Identifier les écarts d'inventaire

La détection précoce des écarts peut permettre d'éviter des problèmes plus importants par la suite. Voici quelques méthodes efficaces pour identifier les écarts :

1. Effectuer des comptages physiques réguliers

Inventaire ou inventaire

L'inventaire est le processus de comptage physique de tous les articles en stock pour vérifier l'exactitude et rapprocher les éventuelles divergences avec les données enregistrées. Ce décompte complet est généralement effectué chaque année et est essentiel pour les entreprises qui utilisent des systèmes d'inventaire périodique.

Comptage cyclique

Pour les entreprises qui utilisent un système d'inventaire permanent, le comptage cyclique est une méthode d'audit des stocks plus fréquente et moins perturbatrice. Il consiste à compter un sous-ensemble de stocks selon un calendrier rotatif pour vérifier en permanence l'exactitude.

Contrôles ponctuels

Des comptages aléatoires d'articles spécifiques tout au long de l'année peuvent détecter les écarts de manière précoce, ce qui profite aux systèmes d'inventaire périodique et perpétuel .

2. Comparer les comptages physiques avec les enregistrements système

Après avoir effectué vos comptages, comparez les chiffres avec votre système de gestion des stocks. Dans un système perpétuel, les écarts sont plus faciles à repérer et à corriger en temps réel. Pour les systèmes périodiques, des comptages et des comparaisons réguliers sont essentiels pour éviter les écarts inaperçus.

3. Analyser les enregistrements de réception et d'expédition

Gardez un œil attentif sur vos journaux de réception et d'expédition. Dans les systèmes perpétuels, l'inventaire est mis à jour en temps réel, ce qui minimise les erreurs. Pour les systèmes périodiques, les retards d'enregistrement peuvent entraîner des écarts importants au fil du temps.

4. Vérifiez les erreurs de saisie de données

Les erreurs de saisie de données, telles que des quantités incorrectes, des UGS (unités de gestion des stocks) erronées ou des entrées en double, peuvent entraîner des écarts dans tout système d'inventaire. Mettez en œuvre des contrôles et des validations pour détecter ces erreurs au plus tôt.

5. Enquêter rapidement sur les divergences

Lorsqu'une divergence est détectée, enquêtez-y immédiatement. Dans un système perpétuel, vous pouvez agir rapidement pour minimiser l'impact. Dans les systèmes périodiques, les divergences peuvent ne pas être découvertes avant le prochain comptage, il est donc essentiel de les résoudre rapidement.

Causes courantes des écarts d’inventaire

Comprendre pourquoi les écarts se produisent est la première étape pour les éviter. Voici quelques causes courantes :

1. Erreur humaine

Des erreurs de comptage lors de l'inventaire physique, des fautes de frappe lors de la saisie des données ou des produits mal placés peuvent tous entraîner des écarts. Ce phénomène est régulièrement souligné comme l'une des principales causes des écarts d'inventaire. En raison de la dépendance à l'égard des individus, la formation est si importante lors de l'intégration de nouveaux employés.

2. Lacunes dans les processus

Des processus incohérents ou mal définis pour la réception, le stockage et l'expédition des marchandises peuvent entraîner des écarts. Ce terme fait référence aux inefficacités ou aux insuffisances des procédures de gestion des stocks établies, souvent liées à une formation insuffisante, à une documentation peu claire et à un manque de normalisation.

3. Problèmes techniques

Les pannes de système, les pertes de données ou les problèmes logiciels peuvent perturber le suivi de votre inventaire. Travaillez en étroite collaboration avec votre équipe informatique pour surveiller les systèmes, définir des protocoles de reporting et planifier des mises à niveau et des tests réguliers.

4. Problèmes liés aux fournisseurs

Des expéditions incorrectes ou des marchandises endommagées par vos fournisseurs peuvent créer des écarts. Mettez en œuvre des tableaux de bord des fournisseurs pour suivre les performances et établir des accords de niveau de service (SLA) clairs.

5. Contrôle des dommages

Les produits peuvent être endommagés pendant le transport ou la manutention. Si ces dommages ne sont pas pris en compte, ils gonfleront votre inventaire. Assurez-vous que les équipes disposent d'un processus pour radier ou retirer ces unités endommagées du stock vendable.

6. Vol

Le vol représente une part importante des pertes dans le commerce de détail. Équilibrez les mesures de sécurité avec l'expérience client pour minimiser le vol tout en maintenant un environnement d'achat positif. Tenez compte à la fois du vol externe et du vol commis par les employés.

Il est important de noter que le vol commis par les employés est un problème grave. Des études ont montré que 75 % des employés canadiens ont volé au moins une fois chez leur employeur. Cette statistique souligne la nécessité de mettre en place des contrôles internes et des systèmes de surveillance rigoureux.

7. Produits de démonstration

Si votre entreprise de commerce électronique possède des magasins de détail ou organise des démonstrations de produits, ces articles peuvent souvent devenir une source de divergence. Lorsqu'un produit est déballé pour que les clients puissent le toucher et le sentir, cela entraîne une usure et une détérioration, ce qui peut créer une unité invendable. Assurez-vous que les équipes disposent d'un processus pour radier ou retirer ces unités de démonstration du stock vendable.

8. Mauvaise gestion des remboursements

Lorsque les clients retournent des produits , ceux-ci doivent être scannés avec précision dans le système d'inventaire. Si le processus n'est pas bien défini ou correctement exécuté, il peut entraîner des écarts. Il doit y avoir un processus clairement défini pour identifier les articles revendables et ceux qui doivent être retournés à l'entrepôt pour éviter les problèmes.

9. Inventaire égaré

Un inventaire physiquement présent mais mal stocké dans l'entrepôt peut entraîner des comptages inexacts et des ruptures de stock artificielles.

Comment gérer les écarts d'inventaire

Lorsqu'une divergence survient, agissez rapidement et méthodiquement pour minimiser son impact sur votre entreprise :

1. Reconnaître et quantifier l’écart

Confirmez l'existence d'un écart en comparant votre inventaire physique avec les enregistrements de votre système. Calculez l'écart pour comprendre l'étendue du problème.

2. Identifiez la cause profonde

Déterminez si l'écart est dû à une erreur humaine, à des lacunes dans les processus, à des problèmes technologiques ou à des facteurs externes tels que des erreurs de fournisseurs ou des vols. Cela vous guidera dans votre réponse.

3. Ajustez et affinez vos processus

Une fois la cause identifiée, affinez vos procédures pour éviter que des problèmes similaires ne se reproduisent. Cela peut impliquer une formation supplémentaire des employés, une mise à jour des protocoles de gestion des stocks ou l'introduction de contrôles et d'équilibres plus rigoureux.

4. Tenir compte des produits endommagés

Mettez en place un processus de signalement et de radiation des articles endommagés. Cela garantit que vos registres d'inventaire reflètent ce qui est réellement vendable.

5. Retirez les unités d'affichage invendables

Suivez et supprimez les unités de démonstration ou d'affichage de votre inventaire vendable pour conserver des enregistrements précis.

6. Documenter et mettre en œuvre les modifications

Chaque divergence offre une opportunité d'apprentissage. Documentez vos conclusions et mettez à jour vos pratiques en conséquence pour éviter de futurs problèmes.

7. Amélioration continue

La gestion des écarts d'inventaire n'est pas une solution ponctuelle, mais un effort continu. Révisez régulièrement vos procédures, surveillez les problèmes récurrents et apportez des améliorations progressives pour améliorer la précision et l'efficacité.

Comment éviter les écarts d’inventaire

Il vaut toujours mieux prévenir que guérir. Voici quelques stratégies pour éviter les écarts :

• Formez soigneusement votre équipe : une formation adéquate sur les procédures de gestion des stocks constitue votre première ligne de défense.
  
  
• Normaliser les processus : créer des procédures détaillées et normalisées pour la réception, le stockage, la préparation et l'expédition des stocks. Réviser et affiner régulièrement ces processus.
  
  
• Exploiter la technologie :
  
  
  • Mettre en œuvre un système de gestion des stocks robuste : logiciel conçu pour automatiser et rationaliser le suivi des stocks, intégrant souvent des fonctionnalités telles que la lecture de codes-barres, la prévision de la demande et la gestion des commandes.
    
    
  • Utilisez le suivi des stocks en temps réel : un système qui met constamment à jour les niveaux de stocks en fonction des transactions, garantissant ainsi l'exactitude et la visibilité des données.
    
    
• Tenez les fournisseurs responsables : utilisez les fiches d'évaluation des fournisseurs et les accords de niveau de service pour vous assurer que vos fournisseurs fonctionnent comme prévu.
  
  
• Gérez les dommages rapidement : Ayez un processus clair pour amortir les produits endommagés, y compris les articles exposés en magasin.
  
  
• Vol d'adresse : mettez en œuvre des mesures telles que la formation du personnel, des systèmes de sécurité et l'optimisation de l'agencement du magasin pour réduire le vol tout en maintenant une expérience client positive.
  
  
• Optimiser la gestion de l'entrepôt :
   
  • Mettre en œuvre des processus de réception d'entrepôt efficaces
    
    
  • Optimisez les procédures d'exécution des commandes
    
    
    • Établir des protocoles clairs de gestion des retours
      
      
• Envisagez de vous associer à un prestataire logistique tiers : les prestataires logistiques tiers sont spécialisés dans l'entreposage et la gestion des commandes. Ils peuvent souvent améliorer l'efficacité et la précision de la gestion des stocks.
  
  
• Mettre en œuvre des audits réguliers : Effectuez des inventaires périodiques et mettez en œuvre un programme de comptage cyclique pour détecter les écarts le plus tôt possible.
  
  
• Gérez efficacement les SKU : attribuez des unités de gestion des stocks uniques à chaque variante de produit pour suivre l'inventaire avec précision.
  
  
• Gérez les stocks inutilisés : examinez et gérez régulièrement les stocks à rotation lente ou obsolètes pour éviter qu'ils ne faussent la précision de votre inventaire.
  
  
• Améliorez la communication : favorisez une communication claire entre toutes les entités impliquées dans votre processus de gestion des stocks, y compris les entrepôts, les centres de distribution, les centres de traitement des commandes, les magasins, les vendeurs/fournisseurs et les clients.

Conclusion

Les écarts d'inventaire sont un problème courant pour les entreprises de commerce électronique, mais ils ne sont pas insurmontables. En comprenant les causes, en mettant en œuvre des mesures préventives et en affinant vos processus, vous pouvez minimiser ces écarts et assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

N'oubliez pas qu'une gestion efficace des stocks est un processus continu qui nécessite attention et adaptation. En mettant en place les bonnes stratégies, vous pouvez surmonter ces défis et garantir que votre boutique en ligne est bien équipée pour réussir.

Lorsque vous optimisez la gestion de vos stocks, n'oubliez pas l'importance d'une expédition et d'une gestion efficaces des commandes. Des services comme Buster Fetcher peuvent vous aider à économiser sur les frais d'expédition et à rationaliser votre logistique, ce qui vous permet de consacrer plus de temps au perfectionnement de vos processus d'inventaire.

Voici des inventaires précis et des magasins en ligne florissants !

FAQ

Comment calculer l’écart d’inventaire ?

Pour identifier un écart d'inventaire, commencez par effectuer un inventaire physique de votre inventaire et comparez-le aux chiffres enregistrés dans votre système. La différence entre ces deux chiffres correspond à votre écart d'inventaire. Utilisez cette formule :

Inventory Variation = Actual Count - Recorded Count

Si le résultat est positif, cela signifie que vous avez plus d'articles en stock que prévu, ce qui indique un excédent. S'il est négatif, vous avez moins d'articles que prévu, ce qui signifie une pénurie. Pour une compréhension plus précise, calculez l'écart en pourcentage de votre inventaire enregistré avec la formule suivante :

Percentage of Inventory Variation = (Inventory Variance / Recorded Count) x 100

Comment enquêter sur les écarts d’inventaire ?

Commencez par effectuer un recomptage complet des articles en question, en vous assurant de leur exactitude et en vérifiant s'ils n'ont pas été égarés. Il s'agit de la première étape pour vérifier l'exactitude de votre inventaire.

Quelles sont les conséquences des écarts d'inventaire

Ignorer les écarts d’inventaire peut entraîner une cascade de problèmes, affectant divers aspects de votre entreprise :

1. Pertes financières : Chaque écart est une fuite de bénéfices. Ces erreurs se traduisent directement par une perte de revenus.
2. Insatisfaction client : lorsqu'un client commande un produit que vous pensez avoir en stock mais qui n'est pas disponible, cela entraîne des commandes annulées, des expéditions retardées et des clients mécontents.
3. Perturbations opérationnelles : les écarts peuvent perturber l'ensemble de vos opérations, des retards d'exécution aux prévisions de stock inexactes, ce qui rend difficile le maintien du bon fonctionnement des opérations commerciales.
4. Stock mort : des enregistrements d’inventaire inexacts peuvent conduire à un surstockage, entraînant ainsi un stock mort, c’est-à-dire des articles qui restent invendus pendant une période prolongée en raison d’une baisse de la demande ou d’une obsolescence.