Gérer une entreprise de commerce électronique nécessite de jongler avec de nombreux éléments : maintenir votre site Web à jour, gérer les demandes des clients et, surtout, assurer une gestion précise des stocks.
Mais que se passe-t-il lorsque vos stocks ne correspondent pas à ce qui se trouve réellement sur vos étagères ? Cette incohérence, appelée écart d'inventaire, peut perturber vos activités commerciales et avoir un impact sur vos résultats financiers.
Dans ce guide complet, nous explorerons ce que sont les écarts d'inventaire, pourquoi ils se produisent et, surtout, comment les prévenir et les résoudre.
Une divergence d'inventaire, également appelée erreur d'inventaire, se produit lorsqu'il y a une discordance entre votre inventaire physique réel et ce qui est enregistré dans votre système de gestion des stocks . Cela peut se manifester comme suit :
Ces écarts peuvent être source de frustration, mais aussi de surventes, de ruptures de stock et de pertes de revenus. Pour les entreprises de commerce électronique, où la satisfaction des clients dépend fortement de la disponibilité précise des stocks, la gestion des écarts d'inventaire est cruciale.
Un concept connexe est la réduction des stocks, qui décrit spécifiquement la perte de stock due à des facteurs tels que :
La démarque inconnue contribue de manière significative aux écarts de stock et peut avoir un impact considérable sur la rentabilité d'une entreprise.
Ignorer les écarts d’inventaire peut entraîner une cascade de problèmes, affectant divers aspects de votre entreprise :
La détection précoce des écarts peut permettre d'éviter des problèmes plus importants par la suite. Voici quelques méthodes efficaces pour identifier les écarts :
L'inventaire est le processus de comptage physique de tous les articles en stock pour vérifier l'exactitude et rapprocher les éventuelles divergences avec les données enregistrées. Ce décompte complet est généralement effectué chaque année et est essentiel pour les entreprises qui utilisent des systèmes d'inventaire périodique.
Pour les entreprises qui utilisent un système d'inventaire permanent, le comptage cyclique est une méthode d'audit des stocks plus fréquente et moins perturbatrice. Il consiste à compter un sous-ensemble de stocks selon un calendrier rotatif pour vérifier en permanence l'exactitude.
Des comptages aléatoires d'articles spécifiques tout au long de l'année peuvent détecter les écarts de manière précoce, ce qui profite aux systèmes d'inventaire périodique et perpétuel .
Après avoir effectué vos comptages, comparez les chiffres avec votre système de gestion des stocks. Dans un système perpétuel, les écarts sont plus faciles à repérer et à corriger en temps réel. Pour les systèmes périodiques, des comptages et des comparaisons réguliers sont essentiels pour éviter les écarts inaperçus.
Gardez un œil attentif sur vos journaux de réception et d'expédition. Dans les systèmes perpétuels, l'inventaire est mis à jour en temps réel, ce qui minimise les erreurs. Pour les systèmes périodiques, les retards d'enregistrement peuvent entraîner des écarts importants au fil du temps.
Les erreurs de saisie de données, telles que des quantités incorrectes, des UGS (unités de gestion des stocks) erronées ou des entrées en double, peuvent entraîner des écarts dans tout système d'inventaire. Mettez en œuvre des contrôles et des validations pour détecter ces erreurs au plus tôt.
Lorsqu'une divergence est détectée, enquêtez-y immédiatement. Dans un système perpétuel, vous pouvez agir rapidement pour minimiser l'impact. Dans les systèmes périodiques, les divergences peuvent ne pas être découvertes avant le prochain comptage, il est donc essentiel de les résoudre rapidement.
Comprendre pourquoi les écarts se produisent est la première étape pour les éviter. Voici quelques causes courantes :
Des erreurs de comptage lors de l'inventaire physique, des fautes de frappe lors de la saisie des données ou des produits mal placés peuvent tous entraîner des écarts. Ce phénomène est régulièrement souligné comme l'une des principales causes des écarts d'inventaire. En raison de la dépendance à l'égard des individus, la formation est si importante lors de l'intégration de nouveaux employés.
Des processus incohérents ou mal définis pour la réception, le stockage et l'expédition des marchandises peuvent entraîner des écarts. Ce terme fait référence aux inefficacités ou aux insuffisances des procédures de gestion des stocks établies, souvent liées à une formation insuffisante, à une documentation peu claire et à un manque de normalisation.
Les pannes de système, les pertes de données ou les problèmes logiciels peuvent perturber le suivi de votre inventaire. Travaillez en étroite collaboration avec votre équipe informatique pour surveiller les systèmes, définir des protocoles de reporting et planifier des mises à niveau et des tests réguliers.
Des expéditions incorrectes ou des marchandises endommagées par vos fournisseurs peuvent créer des écarts. Mettez en œuvre des tableaux de bord des fournisseurs pour suivre les performances et établir des accords de niveau de service (SLA) clairs.
Les produits peuvent être endommagés pendant le transport ou la manutention. Si ces dommages ne sont pas pris en compte, ils gonfleront votre inventaire. Assurez-vous que les équipes disposent d'un processus pour radier ou retirer ces unités endommagées du stock vendable.
Le vol représente une part importante des pertes dans le commerce de détail. Équilibrez les mesures de sécurité avec l'expérience client pour minimiser le vol tout en maintenant un environnement d'achat positif. Tenez compte à la fois du vol externe et du vol commis par les employés.
Il est important de noter que le vol commis par les employés est un problème grave. Des études ont montré que 75 % des employés canadiens ont volé au moins une fois chez leur employeur. Cette statistique souligne la nécessité de mettre en place des contrôles internes et des systèmes de surveillance rigoureux.
Si votre entreprise de commerce électronique possède des magasins de détail ou organise des démonstrations de produits, ces articles peuvent souvent devenir une source de divergence. Lorsqu'un produit est déballé pour que les clients puissent le toucher et le sentir, cela entraîne une usure et une détérioration, ce qui peut créer une unité invendable. Assurez-vous que les équipes disposent d'un processus pour radier ou retirer ces unités de démonstration du stock vendable.
Lorsque les clients retournent des produits , ceux-ci doivent être scannés avec précision dans le système d'inventaire. Si le processus n'est pas bien défini ou correctement exécuté, il peut entraîner des écarts. Il doit y avoir un processus clairement défini pour identifier les articles revendables et ceux qui doivent être retournés à l'entrepôt pour éviter les problèmes.
Un inventaire physiquement présent mais mal stocké dans l'entrepôt peut entraîner des comptages inexacts et des ruptures de stock artificielles.
Lorsqu'une divergence survient, agissez rapidement et méthodiquement pour minimiser son impact sur votre entreprise :
Confirmez l'existence d'un écart en comparant votre inventaire physique avec les enregistrements de votre système. Calculez l'écart pour comprendre l'étendue du problème.
Déterminez si l'écart est dû à une erreur humaine, à des lacunes dans les processus, à des problèmes technologiques ou à des facteurs externes tels que des erreurs de fournisseurs ou des vols. Cela vous guidera dans votre réponse.
Une fois la cause identifiée, affinez vos procédures pour éviter que des problèmes similaires ne se reproduisent. Cela peut impliquer une formation supplémentaire des employés, une mise à jour des protocoles de gestion des stocks ou l'introduction de contrôles et d'équilibres plus rigoureux.
Mettez en place un processus de signalement et de radiation des articles endommagés. Cela garantit que vos registres d'inventaire reflètent ce qui est réellement vendable.
Suivez et supprimez les unités de démonstration ou d'affichage de votre inventaire vendable pour conserver des enregistrements précis.
Chaque divergence offre une opportunité d'apprentissage. Documentez vos conclusions et mettez à jour vos pratiques en conséquence pour éviter de futurs problèmes.
La gestion des écarts d'inventaire n'est pas une solution ponctuelle, mais un effort continu. Révisez régulièrement vos procédures, surveillez les problèmes récurrents et apportez des améliorations progressives pour améliorer la précision et l'efficacité.
Il vaut toujours mieux prévenir que guérir. Voici quelques stratégies pour éviter les écarts :
Les écarts d'inventaire sont un problème courant pour les entreprises de commerce électronique, mais ils ne sont pas insurmontables. En comprenant les causes, en mettant en œuvre des mesures préventives et en affinant vos processus, vous pouvez minimiser ces écarts et assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
N'oubliez pas qu'une gestion efficace des stocks est un processus continu qui nécessite attention et adaptation. En mettant en place les bonnes stratégies, vous pouvez surmonter ces défis et garantir que votre boutique en ligne est bien équipée pour réussir.
Lorsque vous optimisez la gestion de vos stocks, n'oubliez pas l'importance d'une expédition et d'une gestion efficaces des commandes. Des services comme Buster Fetcher peuvent vous aider à économiser sur les frais d'expédition et à rationaliser votre logistique, ce qui vous permet de consacrer plus de temps au perfectionnement de vos processus d'inventaire.
Voici des inventaires précis et des magasins en ligne florissants !
Pour identifier un écart d'inventaire, commencez par effectuer un inventaire physique de votre inventaire et comparez-le aux chiffres enregistrés dans votre système. La différence entre ces deux chiffres correspond à votre écart d'inventaire. Utilisez cette formule :
Inventory Variation = Actual Count - Recorded Count
Si le résultat est positif, cela signifie que vous avez plus d'articles en stock que prévu, ce qui indique un excédent. S'il est négatif, vous avez moins d'articles que prévu, ce qui signifie une pénurie. Pour une compréhension plus précise, calculez l'écart en pourcentage de votre inventaire enregistré avec la formule suivante :
Percentage of Inventory Variation = (Inventory Variance / Recorded Count) x 100
Commencez par effectuer un recomptage complet des articles en question, en vous assurant de leur exactitude et en vérifiant s'ils n'ont pas été égarés. Il s'agit de la première étape pour vérifier l'exactitude de votre inventaire.
Ignorer les écarts d’inventaire peut entraîner une cascade de problèmes, affectant divers aspects de votre entreprise :